Правила документооборота где ставится входящий номер на письме

Регистрация входящих документов

Правила документооборота где ставится входящий номер на письме

Деятельность любого работающего предприятия немыслима без корреспонденции.

Многочисленная документация, заявления и служебная переписка требуют максимального внимания и сосредоточенности для фиксирования каждого документа.

Правила делопроизводства помогут справиться с этой задачей, главное знать их и уметь ими пользоваться. На первом этапе входящие документы необходимо зарегистрировать.

Регистрация входящей корреспонденции подразумевает подтверждение факта его получения, для этого каждому документу присваивают входящий номер и заносят ключевые данные в регистрационные формы, предусмотренные на предприятии (это может быть регистрационный журнал или карточки).

Необходимые шаги перед регистрацией документа

Прежде чем приступить к регистрации документа, необходимо его правильно принять и провести первичную обработку.

Для этого необходимо проверить целостность доставки корреспонденции, что подразумевает проверку наличия всех документов – количество страниц документа, наличие приложений (если они предусмотрены).

При этом следует помнить, что письмо с пометкой «Лично» не вскрывают, а отдают адресату запечатанным.

В случае наличия повреждения целостности упаковки или обнаружения исчезновения важных документов составляют акт, в свободной форме в двух экземплярах (первый передается отправителю, второй подшивается к входящему письму).

Сохранение конверта не обязательно за исключением:

  • Отсутствие обратного адреса в документе или его нечитабельность,
  • Дата почтового штемпеля необходима для фиксации даты получения документа,
  • Отсутствует дата в документе или не соответствует конечный срок исполнения с датой получения (документ просрочен).

Письма передаются по адресату их исполнения, в соответствии с полномочиями того или иного должностного лица, закрепленными должностной инструкцией на данном предприятии. Документы могут быть переданы заместителю руководителя, начальнику подразделения или непосредственно главному руководителю.

При распределении документов необходимо отличать важные документы от тех, которые имеют исключительно оперативное значение. При этом первый вид документов необходимо обязательно передавать руководству, а второй – только по необходимости.

Правила регистрации входящих документов

  • Регистрация входящего документа осуществляется в день его получения. Для этого необходимо на первой странице в правом нижнем углу сделать отметку, в которой будет содержаться: порядковый номер документа, дата регистрации, а также наименование предприятия (в случаях предусмотренных правилами организации). Отметку делают ручкой или при помощи штампа. Затем основная информация о документе заносится в форму регистрации, установленную данным предприятием. Ниже приведен примерный образец.ЗАО «Крона»Вх. № 024828.04.2011
  • В большинстве случаев регистрация входящей корреспонденции сконцентрирована в отделе делопроизводства. Однако, при больших объемах входящей информации возможно перераспределение обязанностей регистрации документов между подразделениями, которым данные документы предназначены.
  • Документ регистрируется только один раз – для всех документов от одного корреспондента с одним исходящим регистрационным номером и одной датой присваивается только один входящий регистрационный номер. Например, некой организацией был отправлен оригинал документа по почте, однако для оперативности этот же документ был передан и по факсу. В таком случае и в похожих ситуациях, при регистрации этих документов должен быть использован один и тот же входящий номер. То же касается и документации, передаваемой из одного подразделения в другое.
  • Каждый документ регистрируется с уникальным номером, который формируется не только из цифр, но и может дополняться префиксами, предусмотренными в данной организации для разных категорий документов. Например, для приказов об обороте материальных ценностей к порядковому номеру необходимо добавить «-м/ц», а письмам из филиалов присваивают «-ф» и т.д.
  • Регистрации подлежат все документы независимо от того, каким способом они были получены – факсом, по электронной почте, либо традиционным почтовым отправлением. Бывают случаи получения документов непосредственно их исполнителями, в таком случае следует уговорить получателя передавать подобные документы для регистрации в службу делопроизводства.

Существует и такая корреспонденция, которая не нуждается в регистрации. Для удобства сортирования таких писем можно составить список, в котором будут систематизированы все виды почты, не подлежащие регистрации. Примерный вариант такого списка:

  • Рекламные письма,
  • Периодические издания (журналы, газеты),
  • Поздравительные открытки,
  • Копии постановлений государственных организаций,
  • Информационные материалы,
  • Свой вариант (исходя из анализа поступающей почты).

Поскольку процесс регистрации входящих документов полностью не регламентируется нормативными актами, предприятие само определяет для себя порядок выполнения данного процесса.

Для этого на предприятии создается инструкция по ведению делопроизводства.

В случае отсутствия такого документа необходимо закрепить наиболее важные аспекты регистрации документов путем издания соответствующих приказов.

Далее можете ознакомиться с формами регистрации, актуальными на данный момент – регистрационные карточки, журналы регистрации документов (ссылка на тему, которая является продолжением раскрытия темы о регистрации документов), а также о системе электронного документооборота (СЭД), которая набирает все большую популярность.

Источник: https://delo-pro.ru/dokumentooborot/registraciya-vxodyashhix-dokumentov.html

Как документы поступают в организацию

Поступившие по почте письма вскрываются секретарем. Исключение – те конверты, на которых стоят пометки «Конфиденциально» или «Лично». В этом случае письмо передается адресату в запечатанном конверте. Сами конверты обычно выбрасывают, но и здесь не без нюансов.Нужно оставить и прикрепить к письму конверт, если:

а) письмо пришло от физического лица (так называемое обращение по какому-либо вопросу),

б) иначе, как по конверту, нельзя установить обратный адрес отправителя,

в) принципиально важно по штемпелям на конверте установить, когда было отправлено и получено это письмо.

Помимо почты, письма в компанию могут прийти по следующим каналам:

— доставка курьером,

— электронная почта,

— факс,

— экспресс-почта.

Хотя в целом не столь важно, как именно пришло письмо в организацию.Главное, что оно должно быть учтено и зарегистрировано.

Впрочем, регистрации подлежат не все документы. Не нужно регистрировать следующие:

— счета-фактуры, акты, накладные и подобные документы, а также договоры, проекты, сметы и т.п., если их прислали без сопроводительного письма (в этом случае документы передаются напрямую исполнителям);

— коммерческие предложения и предложения сотрудничества, рекламные материалы;

— поздравительную корреспонденцию;

— журналы, газеты, каталоги;

— приглашения на всевозможные мероприятия (кроме приглашений на совещания).

Также остается спорной регистрация писем, оформленных неправильно.

Письмо, подписанное директором организации, может быть написано от руки на обычном листе бумаги, или не быть зарегистрированным в качестве исходящего, или быть не подписанным… В таких случаях юридическая сила документа является очень сомнительной, и организация-адресат вполне может и отказать в приеме и регистрации такого письма. Другой случай, когда документы не принимаются и не регистрируются – если в письме заявлены приложения, а по факту они отсутствуют. Тогда составляется специальный акт, и вместе с актом письмо возвращается отправителю.

Правило №1. Каждый входящий документ может быть зарегистрирован только один раз

Часто бывает так, что отправитель высылает письмо по электронной почте или по факсу, а потом еще и по обычной почте. Таким образом одно и то же письмо может прийти в организацию три-четыре раза. Все они должны получить один входящий номер. Как не допустить повторной регистрации? Очень просто, достаточно обращать внимание на исходящий номер отправителя – он будет повторяться.

Правило №2. Входящий номер документа должен быть уникален

Регистрация входящих документов осуществляется строго однократно. Другими словами, под один конкретным номером в организации в один конкретный день может быть зарегистрирован только один входящий документ.

Процесс регистрации

После того, как письмо было принято и рассмотрено, и секретарь установил, что оно соответствует всем требованиям, предъявляемым к деловым письмам или обращениям граждан, и может быть принято, можно приступать к регистрации. В правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа ставится штамп (или делается запись от руки):

Затем в поля вписывается дата поступления документа и его порядковый номер по Журналу регистрации входящих документов. Если курьер привез два экземпляра письма, то на втором экземпляре (он называется визовый) проделывается все то же самое.

Приведенный штамп – самый универсальный вариант. Если есть необходимость, его можно дополнить. Так, некоторые организации указываются не только дату, но и время поступления документа, другие – количество приложений, у третьих вообще несколько штампов, каждый из которых со своим индексом. Таким образом, штамп разрабатывается исходя из нужд организации.

Что касается номера, то нумерация может быть простая валовая — №1, №2, №3 и так далее, а может быть и более сложная.

Например, некоторым категориям документов при регистрации могут присваиваться индексы: №1/123, №2/48 и т.д. Такая система индексации – вещь очень распространенная. Каждая компания разрабатывает ее для себя сама.

Главное, как говорилось выше, что каждый номер, независимо от количества индексов, должен быть уникальным.

После этого в Журнал регистрации входящих документов вносится информация о поступившем письме.

Скачать Журнал регистрации входящих документов

Скачать Образец заполнения журнала входящих документов

Универсальный журнал регистрации входящих документов может содержать следующие графы:

— входящий номер документа;

— дата регистрации;

— отправитель;

— заголовок (тема) документа (даже если она не указана на документе, при регистрации нужно коротко написать, о чем письмо);

— приложение (с указанием количества листов и экземпляров);

— получатель (если организация небольшая, то обычно это генеральный директор; в более крупных компаниях директор делегирует прием документов компетентным руководителям);

— исполнитель (работник, который отвечает за выполнение задания по письму согласно резолюции);

— ссылка на электронную копию документа (если регистрация происходит в электронном журнале, то письмо настоятельно рекомендуется отсканировать и поместить в эту колонку гиперссылку на скан);

—   примечание.

Зарегистрированное письмо отправляется на рассмотрение к руководителю.

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=1230

Входящие и Исходящие Письма в Делопроизводстве

Правила документооборота где ставится входящий номер на письме

Расскажем, как рационально организовать на предприятии учет и обработку поступающей корреспонденции. Для вас — 6 образцов документов и 4 ошибки, которые нельзя допускать.

Скачайте полезные документы:

Что относится к входящим документам

Входящая и исходящая корреспонденция, а также внутренние документы — это инструмент, с помощью которого ваша компания взаимодействует с вышестоящими организациями, дочерними подразделениями, другими предприятиями, органами власти, сотрудниками и другими физическими лицами.

Исходящая и внутренняя корреспонденция формируется в самой организации, входящие документы поступают извне. При этом способ доставки входящей корреспонденции при ее обработке не имеет значения. Поступить она может:

  • по почте,
  • курьерской, фельдъегерской доставкой,
  • при помощи электронных средств связи,
  • как ое сообщение по телефону,
  • телеграфом.

Входящий документ может передать сотрудник, вернувшийся из командировки, или человек, который обратился в организацию с заявлением, жалобой или просьбой.

Командировочное удостоверение с отметками о прибытии и выбытии

Документы, которые относятся к входящим

  1. Информационно-справочные материалы, в том числе законы, указы, постановления.
  2. Распорядительные документы, среди которых инструкции, рекомендации, решения, указания, распоряжения, поручения, приказы.
  3. Письма, в том числе сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, с предложениями и запросами.
  4. Договоры и акты.
  5. Доверенности.
  6. Подтверждающие оплату документы.
  7. Телетайпограммы, телеграммы, телефонограммы и факсограммы.
  8. Документы, переданные в цифровом виде по электронным каналам связи.
  9. Все виды отчетности.
  10. Обращения организаций и граждан, депутатские запросы и обращения, ходатайства, коллективные обращения.
  11. Жалобы и обращения от физических лиц.

Полезная информация для секретарей

Центральный телеграф запустил систему «Федеральная сеть документальных сообщений (ФСДС). Она позволит передавать короткие сообщения и большие объемы информации, включая изображения. Сообщения, отправленные через ФСДС, будут иметь юридическую силу, как и телеграммы.

Ни один из поступивших в организацию документов не должен потеряться. Порядок, по которому обрабатывают входящие и исходящие документы организации, устанавливают внутренней инструкцией или положением о документообороте.

В этих локальных нормативных актах определяют, какие документы относятся к входящим и каким образом их регистрировать и учитывать.

Эксперт журнала «Справочник секретаря подробно расскажет, какую дату входящего письма нужно ставить в регистрационной форме

Дорогие посетители! На сайте предложены типовые варианты решения проблем, но каждый случай индивидуален и имеет свои нюансы.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – звоните по бесплатному телефону+7 800 350-23-69 доб. 504 (консультация бесплатно)

Прием и первичная обработка входящей корреспонденции

Приказом руководителя назначают сотрудника, в обязанности которого будет входить прием входящей корреспонденции и ее первичная обработка.

На крупных предприятиях этим занимаются отдельные подразделения, на средних и небольших — секретарь или делопроизводитель.

Первичная обработка входящей корреспонденции необходима, чтобы сразу же отсортировать срочные и важные документы и оперативно ознакомить с ними руководителя.

Кроме того, среди документов могут быть те, что направлены не по адресу или те, которые не требуют дальнейшей обработки, например, информационно-рекламные материалы. Эксперт журнала «Справочник секретаря подскажет, в каком случае можно не регистрировать входящую корреспонденцию

Что необходимо учитывать при регистрации входящей корреспонденции

Входящую корреспонденцию, доставленную ошибочно, вскрывать нельзя. Направьте ее по адресу отправителя. Письма и бандероли с пометкой «лично также не вскрывают.

После регистрации их передают в руки адресатам.

Входящие документы распаковывают, проверяют на читаемость и целостность, наличие всех приложений, указанных в сопроводительных письмах. Если в сопроводительном письме не указана дата регистрации или адрес отправителя, конверт не уничтожают. Его нужно подколоть к документу.

Если на документе стоит пометка «Срочное«, на нем проставляют время получения. Сообщения, в которых часть текста повреждена или не поддается прочтению, а также те, в которых отсутствуют некоторые приложения, включаются в акт. Акт составляют в произвольной форме в двух экземплярах, один из которых направляют отправителю.

Заказную входящую корреспонденцию принимают на почте или от курьера под подпись.

На небольших предприятиях входящая корреспонденция после сортировки передается руководителю, который расписывает ее по исполнителям. На крупных предприятиях полученные документы распределяются по лицам, назначенным ответственными за то или иное направление деятельности. Они получают корреспонденцию по своей тематике и затем расписывают ее по исполнителям.

Как регистрировать входящие документы

Отметку о поступлении нужно проставлять на всех документах. Но регистрации подлежат не все виды входящих документов. В делопроизводстве их подразделяют на регистрируемые и нерегистрируемые.

Входящие документы, которые не регистрируют:

  • рекламные буклеты и коммерческие предложения;
  • приглашения на выставки и презентации;
  • поздравительные и благодарственные письма, открытки, телеграммы;
  • документация по материально-техническому обеспечению;
  • бухгалтерские и платежные документы.

Все остальные входящие документы, которые подлежат исполнению, содержат руководящие указания и справочную информацию, регистрируют в обязательном порядке.

Кроме отметки о поступлении, на них проставляют регистрационный номер в соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел. Такой регистрационный индекс может состоять из букв и цифр.

Читайте совет эксперта журнала «Справочник секретаря о том, как правильно сформировать регистрационный номер входящего документа.

Отказ от регистрации входящей корреспонденции квалифицируют как нарушение должностной инструкции и положения о делопроизводстве. За такой проступок может быть наложено дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.

Для учета зарегистрированных входящих документов используют специальный журнал. В современных организациях работа с входящей и исходящей корреспонденцией автоматизирована. После регистрации все документы вносятся в базу данных.

Как правило, в структуре базы данных отражается регистрационный номер и дата поступления документа, его краткое содержание, текст резолюции руководителя, дата передачи на исполнение, данные об исполнителе.

Журнал учета входящей корреспонденции

Использование автоматизированных систем, с помощью которых осуществляется учет входящей и исходящей корреспонденции, существенно облегчает контроль исполнения документов. Читайте советы экспертов «Системы кадры о том, как правильно организовать документооборот в кадровой службе.

Сроки регистрации и ответа

Процедура обработки входящей корреспонденции состоит из нескольких этапов:

  1. Прием и первичная обработка.
  2. Регистрация.
  3. Распределение документов для принятия управленческих решений.
  4. Направление документов ответственным исполнителям.
  5. Исполнение.
  6. Контроль исполнения.
  7. Формирование исполненных документов в дела.

Сроки выполнения каждого этапа устанавливают в организации инструкцией о делопроизводстве. Они зависят от специфики деятельности организации, объемов получаемых документов и определяются требованиями руководства. Как правило, на выполнение первых трех этапов отводится один день.

Инструкция по кадровому делопроизводству

Ответственные исполнители должны получить входящую корреспонденцию не позже, чем через день после того, как руководителем было принято управленческое решение и назначен исполнитель. Документы, требующие срочного и оперативного исполнения передаются в течение нескольких часов.

Обратите внимание! Срок исполнения документа в делопроизводстве начинается с того дня, когда документ был принят на исполнение. И, если в организации установлен трехдневный срок исполнения для срочных документов, переданное исполнителю 1 марта поручение должно быть исполнено 3 марта.

Какое время отводится исполнителю, определяется нормативно-правовым актом или организационно-распорядительным документом. В некоторых случаях срок устанавливается в индивидуальном порядке резолюцией руководителя.

В общем случае на исполнение срочных входящих документов отводится 3 рабочих дня, оперативные должны быть исполнены в течение 10 рабочих дней. Все остальные — в течение календарного месяца. Конкретные сроки исполнения установите положением или инструкцией о делопроизводстве.

Не забудьте оговорить в локальном нормативном акте, что сроки исполнения исчисляются в рабочих днях.

Основные ошибки при работе с входящей корреспонденцией

Ошибка 1. Используют один журнал учета для регистрации исходящей и входящей корреспонденции.

Это делать нельзя, поскольку количество и состав реквизитов у входящей и исходящей корреспонденции различается.

Ошибка 2. Вносят в журнал регистрации входящей корреспонденции документы, поступившие без сопроводительных писем.

Если документ поступает с сопроводительным письмом и указан в нем как приложение, он может быть учтен как корреспонденция.

Поэтому не требуют исполнения и не должны регистрироваться как входящие первичные документы бухгалтерского учета, исполнительные листы, судебные решения и постановления.

Их передают в структурные подразделения без регистрации, но вносят в специальный журнал учета нерегистрируемых документов.

Ошибка 3. Ведут общий журнал регистрации при большом количестве входящих документов одного типа.

Так, если организация работает с большим количеством обращений граждан, есть смысл регистрировать этот тип корреспонденции в отдельном журнале учета и использовать специальные регистрационные индексы.

Ошибка 4. При формировании исполненных писем в дела подшивают в разные папки входящие письма и исходящие ответы на них.

Такой способ формирования дел существенно затрудняет поиск, если требуется найти историю переписки по данному вопросу. Подшивайте письма-ответы вместе с письмами-запросами.

Нюансы обработки входящей корреспонденции закрепите локальным нормативным актом — Положением или инструкцией о делопроизводстве. Используйте специализированное программное обеспечение для учета и контроля исполнения входящих документов.

Входящие и исходящие письма в делопроизводстве

В случае регистрации документа, поступившего от нового корреспондента, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т. п. Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы.

Источник: https://Russia-Ukraine.com/vhodjashhie-i-ishodjashhie-pisma-v-p07/

Где ставить входящий номер. Как правильно регистрировать входящие документы с примерами

Правила документооборота где ставится входящий номер на письме

Любой секретарь знает, что письма делятся на две большие группы: входящие и исходящие. Эти два потока документов существуют в каждой организации. Порядок работы с документами может отличаться, но входящие и исходящие письма есть везде.

Где-то их набирается всего несколько единиц за год, а где-то на переписке строится бизнес, поэтому документов скапливается много тысяч. Дела с корреспонденцией, независимо от их количества, нужно формировать и хранить грамотно.

О том, как это делать, расскажем в статье.

В организациях, где за все делопроизводство отвечает помощник директора (как правило, в небольших) или канцелярия, дела с перепиской формируются и хранятся централизованно.

При децентрализованной системе делопроизводства эта работа ведется самостоятельно в каждом структурном подразделении.

Главное, чтобы в организации (или в каждом подразделении) был работник, ответственный за формирование и хранение дел с корреспонденцией.

Копии или оригиналы?

В делах с перепиской должны находиться только оригинальные экземпляры писем – как входящих, так и исходящих. Копии допустимо хранить только в так называемых составных делах, например в делах контрагентов.

При организации хранения исходящей корреспонденции очень важно знать, в каких случаях и для каких целей создается визовый экземпляр письма. Это экземпляр исходящего документа, имеющий такую же юридическую значимость, как и основной. Его назначение – остаться в организации, создавшей письмо, после того как его основной экземпляр будет отправлен адресату.

Необходимость создания визового экземпляра исходящего документа зависит от того, каким образом планируется доставлять письмо адресату:

При доставке письма по электронной почте или по факсу визовый экземпляр не создается: после отправки факсимильной или скан-копии оригинал письма остается в организации и может быть помещен в дело;

При доставке курьером или по почте отправляется основной экземпляр письма, а в дело помещается визовый экземпляр. В этом случае при подготовке письма нужно учитывать, что количество его экземпляров будет равно количеству адресатов плюс еще один – визовый – экземпляр.

Таким образом, неверно отправлять письмо по почте или курьером и при этом оставлять в организации только обычную его копию. В дело должен быть помещен равноценный экземпляр исходящего письма, то есть его визовый экземпляр.

Независимо от того, каким образом регистрируются письма в организации и каковы их маршруты, корреспонденция должна храниться в строго определенном месте: либо в приемной у секретаря генерального директора, либо в канцелярии, либо у ответственного за ведение делопроизводства в каждом структурном подразделении (но не у исполнителей!). В любом случае задачи ответственного за оперативное хранение писем – отслеживать их перемещение и собирать в делах с перепиской оригинальные экземпляры входящих и исходящих документов.

Письма нужно помещать в дела без промедления: исходящая корреспонденция подшивается сразу после отправки, а бумажные экземпляры входящих писем могут попадать в дела сразу же после регистрации.

Рассмотрим разные варианты обработки корреспонденции с точки зрения того, как секретарю (или другому ответственному за ведение делопроизводства) сохранить оригиналы документов у себя, чтобы вовремя поместить их в дела.

Оперативное хранение входящих документов

■ В организациях, практикующих электронный документооборот, письма остаются в службе делопроизводства или у секретаря, который их регистрирует.

Фактически сразу после сканирования документа и помещения его электронной копии в базу данных бумажный оригинал становится ненужным. В подавляющем большинстве случаев для вынесения резолюции, направления

и выполнения задания электронной копии поступившего документа более чем достаточно. Бумажный оригинал сразу после регистрации может быть помещен в дело на оперативное хранение. В исключительных случаях, если руководитель или исполнитель потребует оригинал входящего документа, его можно предоставить по запросу.

■ Если учет поступающих документов ведется традиционным способом, в бумажных журналах или в электронных табличных редакторах, то оставить у себя оригинал входящего письма секретарю вряд ли удастся. Этот экземпляр отправится на рассмотрение к директору, а затем, с резолюцией, к исполнителю. В этих условиях письма могут вернуться к секретарю одним их трех способов.

Вариант 1: скан-копия письма с резолюцией направляется исполнителю, а оригинал подшивается в дело.

Вариант 2: бумажная копия письма с резолюцией передается исполнителю, а оригинал помещается в дело.

Вариант 3:исполнитель сам передает оригинал письма секретарю после завершения работы с ним.

Очевидно, что первый вариант – самый простой и быстрый: отсканировать документ и тут же отправить файл по почте займет несколько секунд. Второй тоже достаточно удобен, хотя и потребует чуть больше времени.

А вот третий связан с определенным риском: если оборот писем в организации большой, на несколько сознательных работников всегда найдется один, который забудет или не захочет передать секретарю письмо, а то и вовсе потеряет его.

Оперативное хранение исходящих документов

При регистрации документов в СЭД. С исходящими документами обратная ситуация: ответственному за хранение переписки сложнее получить оригиналы исходящих документов, если исполнители сами регистрируют их в СЭД. На коллег возлагается обязанность передавать в службу делопроизводства подготовленные и отправленные ими письма.

Но даже если культура обращения с документами в организации находится на высоком уровне, секретарю нужно наладить взаимодействие с коллегами так, чтобы вовремя получать от них оригиналы исходящих документов и помещать их в дела с перепиской.

Идеально, если передача писем на хранение будет максимально естественной и не потребует от исполнителей дополнительных действий, например:

Если готовится визовый экземпляр исходящего письма, то секретарю следует забирать его для хранения, как только директор проставит на нем свою подпись, а исполнителю выдавать только основной экземпляр для отправки;

Если отправкой документов по всем каналам связи занимается секретарь или работник службы делопроизводства, то сразу после передачи письма по электронным каналам он подшивает его бумажный оригинал в дело, не возвращая исполнителю; при этом он не принимает для отправки по почте или доставки курьером письма без визового экземпляра;

Секретарь (делопроизводитель) еженедельно проверяет по журналу регистрации исходящих писем, есть ли в делах оригинальные или визовые экземпляры всех исходящих документов, и если каких-то писем не обнаружится, немедленно запрашивает их у исполнителя.

И с этим не нужно тянуть: чем позже будет сделан запрос, тем меньше вероятность, что исполнитель найдет это письмо в своих бумагах.

При регистрации документов в электронных журналах или в бумажных книгах учета.Если регистрацией исходящих занимается секретарь, то получить визовые экземпляры исходящих писем проще простого.

Нужно только следить за тем, чтобы исполнители передавали письма для помещения в дела сразу после того, как они оправлены по электронным каналам связи.

Электронная переписка

Фактически организации практикуют три варианта ведения электронной переписки. При этом с юридической точки зрения безоговорочно признается только один из них: обмен документами, подписанными электронными цифровыми подписями должностных лиц.

Организации обязательно заключают соглашение, в котором оговаривается возможность обмена такими электронными письмами. Как правило, это один из пунктов договора между организациями. Только такая переписка имеет юридическую силу, и в случае серьезных разногласий между организациями эти электронные документы могут быть представлены суду в качестве доказательств.

Как правило, сначала оперативно высылается такая копия, а затем отправляется оригинальный экземпляр. Это позволяет исполнителю начать работу с документом еще до момента получения его бумажного оригинала.

И наконец, переписка, которая представляет собой обмен электронными сообщениями по электронной почте.

Доказать в этом случае факт получения или отправки корреспонденции практически невозможно: изменить текущую дату на компьютере и, следовательно, в почтовой программе либо «почистить» списки отправленных или полученных писем может любой пользователь.

Работники двух организаций могут обмениваться электронными письмами, обсуждая какие-то рабочие вопросы, но когда нужно довести до сведения собеседника особо важную информацию или сделать официальный запрос, готовится полноценное деловое письмо.

Чтобы хранить ту часть переписки организации, которая представлена в электронном виде, не нужно делать распечатки. Это равносильно хранению ксерокопий документов при «живых» оригиналах. В целом правила хранения электронных документов такие же, как и для бумажных, но имеют некоторые особенности:

В номенклатуре дел ставится отметка о том, что дело электронное;

После закрытия дела электронные документы записываются на внешний носитель информации; если срок хранения дела составляет 10 и более лет, то документ записывается в двух экземплярах: на основном и рабочем носителях;

Не реже одного раза в 5 лет нужно контролировать состояние носителей и качества воспроизведения записанной на них информации.

Хранение сопроводительных писем и приложений к ним

Многие письма, поступающие в организацию и отправляемые из нее, являются сопроводительными. То есть адресат будет работать именно с приложениями, а письмо

«сопровождает» их и играет роль своего рода описи: отправитель оформляет его для того, чтобы задокументировать факт отправки этих приложений, а получатель, принимая письмо, подтверждает их получение.

Хранятся сопроводительные письма отдельно от прилагаемых документов. Срок хранения этих писем обычно не превышает стандартных 5 лет – гораздо более важно сохранить приложение, а не сопровождавшее его когда-то письмо.

Формирование дел с перепиской: правило «запрос – ответ»

Внутри дела письма могут располагаться как в алфавитном порядке по наименованиям контрагентов (от ООО «Амелия» к ООО «Янтарь»), так и в хронологическом порядке начиная с первого рабочего дня года.

Но всегда при этом будет соблюдаться принцип «запрос – ответ», когда сначала подшивается письмо-запрос, а сразу за ним – ответ на этот запрос.

Дата поступления ответа и то, какое из этих писем является входящим, а какое исходящим, значения не имеет – соблюдается только хронология запросов.

Между прочим, в описи совершенно не запрещено выделять цветом пакеты документов, посвященных одному вопросу. Особенно полезно это делать в описях дел, в один том которых входит множество разных документов.

Приведем в качестве примера внутреннюю опись дела «Претензии контрагентов» (Пример 1).

Преимущества такого расположения документов в деле очевидны: вся переписка по каждому конкретному опросу находится в одном месте. В случае необходимости не нужно долго и мучительно собирать ее по папкам «Входящие» и «Исходящие» – количество таких папок в крупных организациях может исчисляться десятками за год.

Дела с перепиской в номенклатуре дел

При составлении номенклатуры дел переписка организации включается в нее наряду со всеми остальными документами.

В какой ее раздел (разделы) помещать переписку, зависит от того, какой порядок регистрации и хранения переписки существует в организации.

Напомним, что переписка может храниться централизованно – в канцелярии, службе делопроизводства или у секретаря генерального директора (если организация небольшая) или в подразделениях – у секретаря или ответственного за делопроизводство в отделе.

В первом случае все дела с перепиской попадут в раздел «Канцелярия» («Служба делопроизводства» или «Руководство», если документами занимается секретарь директора). При втором варианте в номенклатурах дел структурных подразделений будут собственные разделы для дел с перепиской.

Большая ошибка формировать дела с перепиской, разделяя их только на входящие и исходящие. Чем больше писем пишет и получает организация, тем скорее нужно избавляться от этой привычки, а лучше вообще с самого начала формировать дела с перепиской по принципу «запрос – ответ».

В номенклатуре не должно быть дел с названиями «Входящая корреспонденция» и «Исходящая корреспонденция».

Дела с корреспонденцией можно формировать:

По контрагентам, например:

Переписка с ООО «Мелодия»;

Переписка с АО «Ресурсы России»;

По тематике писем, например:

Претензии, переписка по вопросам оказания услуг.

Можно и комбинировать эти два способа, например:

Переписка с АО «Ресурсы России» по вопросам оказания услуг;

Оперативные заявки от АО «Ресурсы России».

Традиционно в номенклатуре заголовки дел с перепиской

помещаются группой с указанием сроков хранения:

По Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее – Перечень 2010);

Источник: https://odnogrupniki.ru/gde-stavit-vhodyashchii-nomer-kak-pravilno-registrirovat/

Прежде чем приступить к регистрации документов

Регистрации входящих документов предшествует прием и их первичная обработка. Проверяют правильность доставки почты, после вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов – всех страниц письма и приложений при их наличии. Считается, что с пометкой «Лично» конверт передают адресату, не вскрывая.

Если имеется  значительное повреждение упаковки или выявлено отсутствие важных документов, то в произвольной форме составляют акт (экземпляр направляют отправителю, другой присоединяется к полученным документам). Или на документе проставляется отметка о получении без приложений, затем дополнительно запрашивают недостающие документы у отправителя.

Конверты обычно не сохраняют. Исключения:

  • адрес имеется только на конверте, в документе нет или не читается,
  • не проставлена дата в полученном документе или она сильно расходится с датой получения, в том числе просрочен срок исполнения,
  • если дата на конверте представляет интерес с точки зрения доказательства времени получения документов.

В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации во время предварительного рассмотрения документов распределяют поступившие документы для дальнейшего их направления руководителю, его заместителям или сразу в подразделения. Необходимо соблюдать баланс: знакомить руководство с важными документами и избавить от потока второстепенных, имеющих оперативное значение.

Как зарегистрировать входящие документы

  • Регистрируют входящие документы в день их поступления (только иногда на следующий), для чего проставляют отметку на первом листе в правом нижнем углу и заносят краткие сведения о документе в принятые в организации формы регистрации (примерный образец далее будет приведен). Отметку можно делать ручкой, но гораздо удобнее с помощью штампа. Отметка содержит порядковый номер и дату и очень часто включает название организации.

ОАО «Кучка»

Вх. №  0118

22.08.2014

  • Обычно входящие документы регистрируют централизованно в службе делопроизводства. При большом объеме документооборота допускается децентрализованный способ при условии обеспечения поступления документов (возможно отдельной категории) напрямую в соответствующее подразделение.
  • Соблюдают однократность регистрации – например, для оперативности направлено факсом, затем пришел оригинал письма или произошла передача одного и того же письма из одного подразделения в другое. Во всех перечисленных и иных случаях на документе от одного и того же корреспондента с одинаковым исходящим номером и датой должен быть один и тот же входящий номер организации.
  • Присваивают уникальный номер каждому документу – достигается путем добавления принятого в организации префикса для каждой категории документов (например, для приказов по личному составу добавляют к номеру «-л/с», к входящему номеру писем из филиалов дописывают «-ф» и т.д.).
  • Регистрировать необходимо все поступившие документы вне зависимости от способа их получения (электронная почта, обычный конверт и т.д.). Иногда исполнители получают документы напрямую, постарайтесь убедить их в необходимости передавать такие документы в службу делопроизводства на регистрацию.

 
Исключение из этого правила делают для входящих в список нерегистрируемых, который целесообразно в зависимости от анализа обычно поступающей почты создать. Примерный перечень такой:

  • печатные издания (журналы, газеты, брошюры),
  • копии информационных документов и рекламные материалы,
  • поздравительные письма,
  • приглашения,
  • прейскуранты,
  • добавьте что-то еще (если требуется).

Весь свой творческий подход к процессу регистрации входящих документов (потому что нормативными актами четко не определен этот процесс, много зависит от индивидуальных предпочтений и организация фактически сама определяет для себя порядок действий) следует закрепить в инструкции по делопроизводству. Если по каким-либо причинам в организации отсутствует инструкция по делопроизводству (по идее такого быть не должно), тогда приказами следует утвердить наиболее значимые вопросы по порядку регистрации документов.

Далее прочитайте прочитайте о применяющихся на сегодняшний день формах регистрации – журналы регистрации документов (по данной ссылке продолжение темы о регистрации входящих документов, без прочтения которой вопрос не будет полностью раскрыт), регистрационные карточки, о набирающей популярность регистрации в системе электронного документооборота (СЭД).

Евгения Полоса

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

К записи 198 комментариев

Источник: http://delo-ved.ru/deloproizvodstvo/dokumentooborot/registrasiya-vhodyasih-dokumentov.html

Админ - право
Добавить комментарий